Ce chapitre recense les fonctionnalités et les outils de filtre, de recherche et de présentation des données
Le filtre est un ensemble de critères
appliqués à des données afin d'afficher un sous-ensemble de ces données ou de
trier ces données.
La barre d'outils Filtre (ci-dessous) s'affiche (en haut de l'écran) à
l'ouverture d'un formulaire.
Filtrer par
sélection : technique de filtrage des
enregistrements d'un formulaire ou d'une feuille de données dans laquelle vous
extrayez uniquement les enregistrements contenant la valeur sélectionnée.
1. Sélectionnez une valeur partielle ou totale dans un champ selon l'une des
méthodes suivantes :
Sélectionnez tout le contenu d'un champ, ou placez le point d'insertion dans celui-ci, sans rien sélectionner.
Sélectionnez une valeur partielle qui commence par le premier caractère d'un champ.
Sélectionnez une valeur partielle qui commence après le premier caractère d'un champ.
2. Cliquez sur Filtrer par Sélection dans la
barre d'outils
Filtrer hors
sélection : technique de filtrage des
enregistrements d'un formulaire ou d'une feuille de données dans laquelle vous
excluez uniquement les enregistrements contenant la valeur sélectionnée.
Filtre / Tri avancé :
Fenêtre dans laquelle vous pouvez créer un
filtre de toutes pièces. Vous pouvez entrer des expressions de critères dans
la grille de création de filtre pour limiter les enregistrements de la feuille
de données ou du formulaire ouvert à un sous-ensemble d'enregistrements qui
répondent aux critères spécifiés.
1. Cliquez sur le bouton pour
ouvrir la fenêtre de création du filtre
Ajoutez à la grille de création les champs dont vous devrez spécifier les valeurs, ou d'autres critères utilisés par le filtre pour rechercher les enregistrements.
Pour spécifier un ordre de tri, cliquez dans la cellule Trier d'un champ, cliquez sur la flèche, et sélectionnez un ordre de tri. Microsoft Access commence par trier le champ le plus à gauche dans la grille de création, puis le champ suivant situé à sa droite, et ainsi de suite
Dans la cellule Critères des champs que vous avez inclus, entrez la valeur recherchée, ou entrez une expression (expression : Toute combinaison d'opérateurs mathématiques ou logiques, de constantes, de fonctions, de noms de champs, de contrôles et de propriétés qui s'évalue pour donner une seule valeur. Les expressions peuvent réaliser des calculs, manipuler des caractères ou tester des données.)
Appliquez le filtre en cliquant sur
Appliquer le filtre
dans la barre d'outils.
Supprime le filtre et
affiche tous les enregistrements.
Exemple de zone de sélection
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Supprime le filtre sélectionné et affiche tous les enregistrements |
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Ouvre la liste des filtres afin d'en ajouter ou de les modifier |
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Ajoute un filtre nouvellement créé dans la liste déroulante des filtres. |
Pour ajouter et modifier les filtres:
- Cliquez sur le bouton
Le formulaire de liste des filtres du personnel s'ouvre- Dans le champ Description, tapez le nom du filtre (c'est ce nom qui apparaîtra dans la liste déroulante Filtre)
- Dans le champ Filtre, tapez la syntaxe du filtre en SQL.
Vous pouvez copier la syntaxe SQL d'un filtre déjà existant pour vous aider à construire un nouveau filtre
- Exemple :
Vous souhaitez créer un filtre qui sélectionne le personnel vacataire et pour lequel le N° de salarié n'est pas renseigné
Copiez la ligne Vacataires (Taux non renseignés)
Modifiez la Description par Vacataires (N° de salarié non renseigné)
Modifiez la syntaxe SQL comme suit
Remplacez (not isnull([Vacataire N°])) and Isnull([Taux de Recrutement Id])
Par (not isnull([Vacataire N°])) and Isnull([Salarié N°])
- Validez et fermez la liste des filtres
- Dans la liste déroulante des filtres, le nouveau filtre est ajouté, il suffit de le sélectionner pour filtrer les enregistrements.
Le bouton Recherche 
vous
permet d'ouvrir la boite de dialogue ci-dessous
La boîte de dialogue Rechercher vous permet de
trouver des enregistrements spécifiques ou de rechercher des valeurs déterminées
dans des champs. Vous pouvez naviguer entre les enregistrements à mesure
qu'Access trouve chaque occurrence de l'élément recherché. Pour remplacer
certaines valeurs trouvées, utilisez alors la boîte de dialogue
Remplacer
.
Les boutons 
vous permettent de classer respectivement un champ dans un ordre croissant ou
dans un ordre décroissant.
Voir
aussi